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桌面形象需经营 你的办公桌会说话

  “桌面形象”需要用心经营北京军海癫痫病医院

  每天十几分钟整理办公桌

  在某单位业务交流研讨会上,主管领导向全体工作人员介绍了他不算经验的一条“经验”:每天下班后,一定要抽出十几分钟时间,将自己的办公桌的桌面整理一遍。批示完毕的文件,一定要转交出去,绝不能在自己手里过夜;暂时没有用的文件,一定要存入档案柜,绝不能杂乱地堆在眼前;需要处理的文件,一定要整理好放在办公桌显著的位置,绝不能对待办的事情心中无数。然后,在整理完毕的桌前,认真总结一遍今天的工作,计划一遍明天的工作。他说若能每天坚持这么做,一定会有收获。

  他解释道:可千万别小看这不起眼的十几分钟。整理好自己的桌面,其实是一个打理工作的过程。

  将批示文件转出,就是不要让紧急事件在自己这里搁置,往往一搁置,就很容易忘记,很容易造成重大失误;将无用文件存起来,就是千万不要让过去的事情、没用的东西占据自己有限的大脑,而感觉还有许多事情要做,产生紧张情绪,这对心理、工作都无益;将待办文件整出来,就是千万别让日后的工作盲目无序,一定要分清轻重缓急,做到心中有数,这样各项工作才不会拖、不会误。这样一来,工作质量不提高都是不可能的了。

  老板会“以桌取人”

  Helen在超级忙乱的市场部工作,桌面上总有乱七八糟的文件、文书一大堆,大家习以为常,也就不觉得突兀,要找文件的时候往往嬉笑着一起找。不过有资深的白领就会好心提醒她:虽然不像学校里老师巡查一样正规,但老板或者上司确实会悄悄通过桌面来观察一个职员的处事作风。

  做文秘助理的陈先生,经常跟着上司工作,也会以上司的思维去“以桌取人”。 他觉得,一张办公桌就如同人的一张脸,从桌面风格就可以看出这个人的个性和对生活的态度。例如,他们办公室的Amy是个大忙人,经常出差,一回来电话打个没完没了,桌子长期被一层又一层摊开的各种文件所覆盖。

  陈先生指出,这样的桌子确实显示她比别人忙,不过说话多,实事做得少,可见她出差的时候效率也高不到哪里去。再看另外一张桌子,不用看本人,从新丁小伍的桌面就看得出他是一个刚参加工作的人:学生时期的奖杯奖牌都放在桌子的一角,给人感觉像是在炫耀自己的能力,显示了他可能充满野心,凡事求成心切。那些桌面很少有工作之外杂物的办公桌,主人一般是踏实认真的,私生活和工作严格分开。

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  好习惯需要培养

  有调查公司对美国、英国、澳大利亚、德国和法国5个国家的2600名经理人进行的调查结果显示,48%的受访者喜欢乱而有序的办公桌风格,占了最多数。这类办公桌上虽然东西很多,但是牵扯到工作方面的文件却不可思议地整齐。各种文档分门别类,排列非常合理而且具有逻辑性,给人感觉专业又不会太严肃。

  60%的国外职场人表示,这样的习惯需要通过后天的训练来养成。在美国,不少家庭在孩子很小的时候,就引导他们使用一些工具,比如使用一些标签机给他们的桌椅编好名字,来培养孩子细节管理的能力。当他们长大进入办公室后,他们同样会通过这些从小培养起来的习惯来管理他们的办公桌。

  六招打造高效办公桌

  你的办公桌看起来像垃圾堆吗?是不是要花很多时间找数据?日本知名设计师佐藤可士和建议,着手整理办公桌之前,要先回归到一个基本问题:“自己是否真的需要该项物品?”也就是说,要大刀阔斧地舍弃多余的东西。

  原则1:办公桌面空无一物,才是理想状态

  办公桌是工作平台,不是摆放物品的仓库,非摆在桌面不可的东西,大概只有计算机跟电话,就算要放置当下会用到的东西,也要在工作结束后马上收拾干净。

  原则2:每件物品放在固定位置

  建立固定的工作模式,也会事半功倍,例如办公桌的第一层抽屉放工具书,第二层抽屉放文具。一旦养成了习惯,不但可以保持桌面清洁,还能马上掌握所有物品的位置。

  原则3:东西无法定位时,要设法解决

  笔筒塞满了,很多人就会把笔乱放,造成桌面更凌乱。因此,重点在于不能让物品误入其他空间,要限制在固定位置的范围里,并随时检视、整理。

  原则4:文件或数据只保留最终版本

  相较于文具,文件或数据更容易积累,但整理原则大致相同,亦即“排除相同物品、保留最后一份”。像企划书这类会不断更新的文件,只需保留结案后的最终版本。此外,最好也要将资料都数字化。

  原则5:为需要的物品设定优先级

  如果文件和文具以外的物品也不断地增加,请先假设自己买了一张新桌子,然后将所有东西都摆在桌上,再将绝对需要的物品收进抽屉里,其他一律不放置。如能谨慎挑选,必定能迅速减少物品数量。

  原则6:规划一个“自由空间”

  对于一时不知如何分类的东西,可以先把柜子的空置处当做一个自由空间,暂时放置,短则3天,长则1周,就得把这些东西清掉,维持视觉的清爽。

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